El correo electrónico, ¿amigo o enemigo de las empresas y trabajadores?
Por Futuro Digital | October 8, 2008
A principios de los 90, el correo electrónico era un lujo. Ahora se ha convertido en una molestia para los costes de muchas empresas y perjudicial para la salud de muchos trabajadores. Podemos pensar que tenemos la situación bajo control, pero las interrupciones que realizamos para mirar si tenemos correo o no y leerlo, son más perjudiciales que se había pensado anteriormente.
En un estudio el año pasado, el Dr Thomas Jackson de la Universidad de Loughborough, Inglaterra, demostró que se tarda un promedio de 64 segundos para recuperar la mente y volver al trabajo ante una distracción. Por lo tanto, se puede perder más de 2 horas a la semana teniendo en cuenta el promedio de veces que se mira el correo electrónico.
No se considera que el correo haga perder tiempo ya que cada usuario es libre de comprobar si tiene mensajes cuando quiera. Sin embargo, el Dr Jackson en el mismo estudio midió el tiempo de respuesta ante la recepción de un correo. La conclusión fue que se tarda un promedio de 1 minuto y 44 segundos a responder, y el 70% de los correos se empiezan a leer a los seis segundos de su recepción. Más rápido de lo que el teléfono tarda en sonar 3 veces. Lo cierto es que muchos trabajos requieren el envío y recepción de correo, por lo tanto hemos de tener en cuenta que este tiempo también es, en parte, bien empleado.
Karen Renaud, un profesor de la Universidad de Glasgow, Escocia, dividió a los usuarios de correo electrónico en tres categorías: relajado, acelerado e impulsivo.
El grupo relajado no deja que el correo electrónico ejerza presión alguna sobre sus vidas. El segundo grupo hace un uso intensivo del correo electrónico pero administrando bien el tiempo, haciendo frente al estrés. El tercer grupo, sin embargo, reacciona negativamente a la presión del correo electrónico y llegan a tener problemas de salud por el uso intensivo y descontrolado de esta herramienta.
El 64% de los trabajadores de oficina mira una vez por hora el correo, y el 35% cada 15 minutos, el porcentaje restante cada 5 minutos aproximadamente. Para algunas personas, consultar el correo electrónico, ya no es un acto consciente, en realidad es una obligación.
Tom Stafford, un profesor de la Universidad de Sheffield, Inglaterra, y co-autor del libro Mind Hacks, considera que los mismos mecanismos de aprendizaje que impulsan a los adictos de los juegos de azar también están relacionados con el uso descontrolado del correo electrónico. De hecho, pensando en eso, hay muchas veces que comprobamos el correo y no hay nada interesante, pero de vez en cuando hay algún mensaje esperado o interesante, que nos hace comprobar más el correo para ver si hay más como ese. Es como el jugador que apuesta en la máquina tragaperra, sabe que está gastando y que es peligroso, pero al cabo de varias decenas de monedas gana un pote que le anima a seguir.
Las empresas están empezando a tomar en serio estos problemas, aunque el “día sin correo electrónico” que impulsaron los encargados de recursos humanos de Deloitte e Intel no fue efectivo. El miércoles sin correo de Deloitte fue abandonado después de un mes e Intel comprobó que había una clara incompatibilidad entre la necesidad de comunicación y la pérdida de tiempo ante el correo en su negocio.
Hay empresas que han empezado a substituir la comunicación interna realizada por correo electrónico con Twitter, pero creo que más que una solución es sólo un sistema diferente de la comunicación interna.
Expertos en psicología orientada a empresa recomiendan proporcionar a los trabajadores guías o formación para incrementar la capacidad de gestión del correo electrónico, así como establecer una prioridad para determinar qué correos deben ser respondidos rápidamente y cuáles pueden esperar.
Hay muchas técnicas recomendadas para gestionar mejor el tiempo con el correo, entre ellas apagar las alertas al recibir nuevo correo, configurar Outlook o equivalente para mostrar sólo el título y primeras líneas del correo para decidir si es importante o no, y finalmente escoger a las personas a las que enviar el correo para no colapsar a los compañeros.
Se puede considerar también la utilización de otras herramientas. Twitter y la mensajería instantánea son mejores para comunicar pequeñas frases o ideas a un grupo determinado. Los wikis son mejores para colaborar en documentos. Los blogs son mejores para la publicación de la información y tener conversaciones informales. Atención con Twitter que puede ser muy importante en el mundo de la empresa.
Artículos recomendados y/o utilizados para la realización de este artículo:
- http://news.bbc.co.uk/1/hi/business/7281707.stm
- http://www.clearcontext.com/survey/2006/survey_results.html
- http://interruptions.net/literature/Hair-CHB06.pdf
- http://blogs.intel.com/it/2008/06/quiet_time_and_no_email_day_pi.php
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